Oficina/Administración de Empresas | 2023
Aprendiz de Oficina/Administración de Empresas (AOA)
Título: Aprendiz de Oficina/Administración de Empresas [AOA]
Responsable ante: Jefe de Marketing
Enlace estrecho: Ventas, Atención al Cliente, Postventa/Servicio, Ingeniería de Proyectos, Ventas, Equipos Técnicos y de Fabricación
Fecha de inicio: TBC
Visión general
El candidato ideal será proactivo, organizado y estará dispuesto a implicarse en multitud de actividades. Buscamos a alguien que quiera tener una visión general de todo el negocio.
El Administrador de Empresas es un puesto de aprendizaje para prestar apoyo a los Equipos de Marketing y Atención al Cliente. Sin embargo, tendrán la oportunidad de pasar un mes en cada uno de los Departamentos de Edale, cubriendo todas las funciones para dar una visión completa de cada parte del negocio. Con estos conocimientos, apoyaríamos al Aprendiz en su elección de progresión profesional/departamento en el segundo año. Esto se facilitaría con la aportación de los Jefes de Equipo.
Funciones y responsabilidades clave
- Asistir al equipo de Ventas y Marketing en la preparación de eventos y exposiciones, incluida, entre otras cosas, la creación de paquetes de muestras, y asistir cuando sea necesario.
- Investigación e introducción y gestión de datos.
- Llamadas telefónicas salientes para comprobar la exactitud/detalles de los datos.
- Ayudar al equipo de Atención al Cliente con tareas administrativas que incluyen, entre otras, el escaneado y el archivado para mantener las normas ISO 9001.
- Ayudar a los departamentos pertinentes con una serie de tareas según sea necesario.
- Responde a las llamadas entrantes a la oficina de forma puntual y profesional.
- Generar cartas de invitación para clientes que nos visitan desde el extranjero.
- Haz reservas de hotel, organiza el transporte y reserva almuerzos para los clientes que visiten Edale.
- Llevar a cabo la hospitalidad in situ para los clientes visitantes.
- Revisa el informe de pedidos pendientes de venta para asegurarte de que los pedidos se envían según lo previsto.
- Mantener y actualizar el sistema CRM con los datos de los clientes y las máquinas. - Generar presupuestos de piezas de recambio y hacer un seguimiento de los presupuestos pendientes.
- Procesar los envíos para los clientes, incluida la reserva de recogidas de mensajería y la generación de facturas comerciales.
- Reserva alojamiento, vuelos y tramita visados para los viajes de los ingenieros cuando sea necesario.
Gestión del rendimiento:
Se gestionará el rendimiento del candidato a través de una serie de hitos específicos en conjunción con las expectativas de la empresa y de la universidad. Esto incluirá, entre otras cosas, el cumplimiento de los plazos de la universidad para las tareas del curso y la adhesión a la política y los procedimientos de la empresa, al tiempo que se cumplimentan diligentemente todos los documentos necesarios con un alto nivel de calidad.
El rendimiento del Aprendiz de Oficina/Administración de Empresas estará vinculado a los KPI?s departamentales más amplios y, por tanto, tendrá derecho a cualquier bonificación o sistema de recompensa departamental.
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